Manual de Gestión de Fondos o Subvenciones para

Santuarios Aves Honduras

El fin del Manual de Gestión de Fondos es poder guiar a los Propietarios en el uso y ejecución de las subvenciones recibidas por Aves Honduras a través del programa de Santuarios Aves Honduras.

Las Subvenciones son ayudas monetarias brindadas por diferentes donantes y canalizada a través del Programa de Santuarios Aves Honduras, que tienen como finalidad promover el desarrollo de las propiedades para que puedan ofrecer bienes y servicios de carácter aviturístico, brindando un beneficio económico al propietario.

Las Subvenciones serán entregadas una vez el propietario haya firmado el convenio correspondiente y tenga definido un Plan de ejecución, el cual debe explicar en qué actividades se ejecutarán los fondos y el plazo estimado de ejecución. Esto permitirá al personal de Evaluación de Efectividad poder evaluar los avances y la efectividad del mismo.

Algunas actividades elegibles para la ejecución de las subvenciones son las siguientes:

• Construcción de infraestructuras que beneficie el desarrollo del santuario (sea cabañas, baños, torres de avistamiento, escondites de avistamiento, comederos ecológicos, bancas, puentes, entre otros).
• Contratación de personal temporal involucrado en las actividades planificadas en el plan de ejecución.
• Desarrollo de los senderos, ya sea para establecer nuevos senderos como para el mantenimiento de los ya existentes.
• Desarrollo de visibilidad, interpretación y señalización en la entrada, alrededor de la propiedad, en la zona de descanso o a lo largo de los senderos utilizando el logo de Aves Honduras y del Santuario.
• Desarrollo de planes de restauración y reforestación en zonas dentro de la propiedad.
• Compra de material de interpretación tales como guías de aves, trifolios de las especies representativas del Santuario y otros materiales que beneficien la visibilidad del sitio.
• Capacitación o Educación ambiental para la comunidad local.
• Compra de equipo, como binoculares, computadoras, etc.

Existe una serie de restricciones sobre el uso de las subvenciones, las cuales son:

• Las subvenciones no pueden ser utilizadas para otras propiedades no establecidas como Santuarios en el convenio firmado por los propietarios.
• Las subvenciones no pueden ser utilizadas para la compra de artículos de lujo.
• El uso de los fondos debe ser conforme al presupuesto acordado en el convenio.
• Las compras mayores de L. 5,000.00 deberán ir acompañadas de 3 cotizaciones. Al momento de realizar la compra, se archivarán las 3 cotizaciones que quedarán como respaldo del proceso de compra. Dicho cuadro se hará por medio de un comité de selección, mínimo de dos personas. Tendrán los criterios de selección, puntaje y justificación de la selección del proveedor. En el caso de ser un proveedor único deberá estar debidamente justificado del por qué se hace la compra directa.

Además, los propietarios deberán presentar una liquidación de fondos con el formato brindado por Aves Honduras, para llevar un seguimiento real de los gastos. Todos los gastos deben ser respaldados por facturas que reflejen los gastos descritos en la liquidación, y, por lo tanto, cualquier compra o gasto que no pueda ser respaldada por facturación no puede ser elegible. Las liquidaciones se deben presentar según el acuerdo firmado.

Por lo tanto, los pasos que se deben seguir para la correcta ejecución de las subvenciones son:

1. Desarrollo del plan de ejecución de la subvención: Este plan de ejecución debe llevar las actividades en las cuales se gastarán los fondos, con fechas y gastos estimados por actividad.
2. Revisión y aprobación del plan de ejecución por parte de Aves Honduras: Es la etapa que permite al personal de Evaluación de Efectividad verificar y aprobar si el plan de ejecución cumple todos los requisitos. La respuesta se dará un plazo no mayor de un mes.
3. Firma del convenio a corto plazo: Se realizará la firma del convenio, una vez aprobada el plan de ejecución.
4. Recibimiento de Subvención: Es el tiempo en el que Aves Honduras entregará los fondos a los propietarios. Las subvenciones serán depositadas en la cuenta brindada por el propietario en un plazo de tiempo no mayor de dos semanas, una vez firmado el convenio.
5. Ejecución de los fondos: Es el tiempo establecido en el plan de ejecución. Durante este tiempo es necesario presentar liquidaciones y reportes de avances para llevar un seguimiento, según acuerdo firmado. También, es necesario informar cualquier tipo de evento que genere retraso o conflicto, en el cual Aves Honduras podrá determinar si es necesaria una extensión de tiempo en la ejecución de los fondos.
6. Pago o Retención de Impuestos: En el caso de servicios o contrato de consultorías, se deberá considerar el impuesto a pagar o retener, según sea el caso.

Para medir la efectividad de la ejecución de los fondos para el desarrollo de los santuarios, se establecen los siguientes indicadores:

• Documentar las actividades realizadas (fotografías y visitas de verificación).
• Llevar un control ordenado de la facturación y una correcta administración de los fondos.
• Mantener una correcta visibilidad de los logos de los Santuarios Aves Honduras en los letreros de la propiedad y en las redes sociales.

Los Anexos 1, 2, 3, 4 y 5 detallan los formatos para la solicitud y liquidación de fondos otorgados.

ANEXO 1

NOTA DE SOLICITUD DE FONDOS

Este formato de solicitud de fondos será utilizado cuando se soliciten los fondos según presupuesto aprobado por Aves Honduras, el cual debe ser suscrita por el dueño del santuario.

Lugar y fecha:

Xr

XXXX

Presidente

Asociación Hondureña de Ornitología (ASHO)

Su Oficina

Estimado Doctor Komar:

Tengo en agrado de dirigirme a Usted en ocasión de referirme al Convenio suscrito para la ejecución del Establecimiento y/o Mantenimiento de Santuario.

En ese sentido, le solicito se nos pueda transferir la cantidad de L.XXX, equivalente al XX% del monto total del proyecto, los cuales servirán para ejecutar las actividades del proyecto según presupuesto aprobado, el cual adjuntamos.

Aprovecho, para informarle que dichos fondos se liquidaran conforme a los gastos ejecutados y en conformidad a las disposiciones establecidas por Aves Honduras.

Me despido de usted con muestras de mi consideración y estima.

Atentamente,

Nombre del Remitente

Cargo del remitente

CC: Archivo.

ANEXO 2

FORMATO DE DATOS BANCARIOS

Este formato de aceptación de pago debe ser llenado con los datos de la cuenta bancaria donde le serán depositados los fondos por parte de Aves Honduras, debe ser enviado junto con la nota de solicitud de fondos.

FORMATO DE DATOS BANCARIOS

Fecha:

Por este medio detallo los datos de la cuenta bancaria para la realización de los depósitos correspondientes a los pagos por concepto de ejecución del proyecto según convenio suscrito.

Nombre del firmante en la cuenta: __________________________________________

Documento Nacional de Identificación: __________________________________

1. de cuenta: _______________________________________________________

Tipo de cuenta     Ahorro                Cheques

Moneda                 Dólares               Lempiras

con el Banco

Correo(s) Electrónico(s) para envío de comprobante de depósito: _________________

Número de teléfono ____________________________

RTN del firmante de la cuenta: ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­__________________________________

______________________________

Firma

ANEXO 3

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Este formato de cotizaciones deberá utilizarse cuando las compras excedan de Cinco Mil Lempiras (L.5,000,00), de los cuales se debe cotizar con un mínimo de tres oferentes y se adjudicará a aquel oferente que presente su propuesta económica más baja, o en su defecto se adjudicará a aquel oferente que presente la mejor calidad del producto o servicio el cual deberá estar debidamente comprobado.

ANEXO 4

FORMATO DE NOTA DE REMISION DE LIQUIDACION DE FONDOS

Este formato de nota será utilizado cuando remita la liquidación de fondos ya sea parcial o total de los fondos otorgados por Aves Honduras.

Lugar y fecha:

Xr

XXXXX

Presidente

Asociación Hondureña de Ornitología (ASHO)

Su oficina

Estimado Doctor Komar:

Tengo el agrado de dirigirme a Usted en ocasión de referirme a los fondos que nos fueron otorgados al Santuario xxxx por la cantidad de L.xxxx, para la ejecución del Proyecto Establecimiento de un Santuario Aves Honduras, según convenio suscrito entre la Asociación Hondureña de Ornitología (ASHO).

Por este medio le remito la liquidación de fondos, por la cantidad de L.xxxx, que equivale al % de ejecución. Asimismo, se adjuntan copias de las facturas de pago que soportan la liquidación correspondiente.

Me despido de Usted con muestras de mi consideración y estima.

Atentamente,

Nombre del Remitente

Cargo dentro del Santuario

CC: Archivo.

ANEXO 5

FORMATO DE LIQUIDACION DE FONDOS

El formato de liquidación de fondos debe ser utilizado cuando se remita a Aves Honduras la liquidación de los fondos ejecutados, donde se detalla la fecha, número de factura o recibo, proveedor, descripción del bien, servicio o producto adquirido y el monto pagado.